Privacyverklaring

 

Privacyverklaring van Toyota Automobiel Club Nederland.

1. Wie zijn wij
De Toyota Automobiel Club Nederland (verder te noemen de TACN) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden, donateurs en relaties.

De contactgegevens van de TACN  staan op de website www.tacn.nl en in het clubblad Toyota Club magazine..

 

2. Welke gegevens verwerken wij van u
In de ledenadministratie van de TACN leggen wij de volgende gegevens vast:

1.  Heer/ Mevrouw, voorletters, naam, adres, postcode, woonplaats

2.  e-mailadres, telefoonnummer

3.  IBAN banknummer, geboortedatum

4.  Merk/type/bouwjaar/kenteken van uw voertuig(en)

 

Leden en donateurs worden ingeschreven met een lidmaatschapsnummer en de club registreert wanneer het lidmaatschap / donateurschap is ingegaan.

Een nieuw lid wordt in het clubblad vermeld met de gegevens onder 2.1 en 2.4. tenzij er op het inschrijfformulier wordt gekozen voor de optie dat het nieuwe lid dat niet wil.
a. verwerking gegevens afhankelijk van soort dienstverlening

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van onze dienstverlening. We verwerken in ieder geval uw contactgegevens – naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer en uw e-mailadres. Daarnaast verwerken wij de voertuiggegevens die u aan ons heeft verstrekt.


b. financiële gegevens

Wij verwerken uw bankrekeningnummer voor (automatische) incasso van de contributie.

c. contactmomenten vastgelegd in verwerkingsregister
Wanneer wij contact met alle leden of een deel van de leden hebben gehad verwerken wij mogelijk de volgende gegevens:
- Waarover ging het contact (bijv. toezending clubblad, uitnodiging voor een (leden)vergadering, een toerrit, een regiobijeenklomst
- Wanneer was het contact en met welke (groep) leden
- Hoe (via post, onze website, e-mail, nieuwsbrief, social media, etc.).
We kunnen deze gegevens gebruiken om te zien waar we eerder met u contact over hebben gehad. Dan kunnen we dit teruglezen en u bij een volgend contact gerichter te woord staan en/of van dienst zijn.

d. Opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen

We bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren in ons clubblad of website, waarbij geen maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.


3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:

a. voor (verbetering van) onze dienstverlening.
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen, het clubblad verzenden en u op de hoogte stellen van activiteiten en aanbiedingen.

b. risico’s verkleinen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door
uw IP-adres te registreren, wanneer u onze website bezoekt. We doen dit bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult waarop u zelf gegevens invult. Het doel  van deze registratie is het voorkomen en aanpakken van fraude of ander misbruik van onze site.

c. marketing activiteiten uitvoeren

We houden u graag op de hoogte van de activiteiten van de club. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.

Dit kunnen we doen:

  • We bekijken welke producten en diensten u al wel gebruikt en welke niet.
  • We kunnen indien we dit wenselijk achten voor onze club en/of haar leden uw keuzes en zoekopdrachten bijhouden en analyseren. Dit kan bijvoorbeeld als onze webpagina’s of apps bezoekt en e-mails zoals een nieuwsbrief opent registreren.

 

d. Verbeteren en innoveren

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om onze dienstverlening veel persoonlijker te maken door ze te combineren en te analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën en betere oplossingen. Zo kunnen we:

  • De oorzaak van vragen oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen.
  • De beveiliging verbeteren.
  • Meten hoe leden en donateurs diensten gebruiken en wat het resultaat is van een campagne. En als dat nodig is: dingen verbeteren.
  • Nieuwe diensten ontwikkelen.

 

 

4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken

  • Het aangaan en/of uitvoeren van uw lidmaat- of donateurschap en het aangaan en/of uivoeren van contractuele afspraken, zoals de levering van onderdelen.
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn.
  • Gerechtvaardigd belang van de TACN.  Dit geldt o.a. voor direct marketing activiteiten en controles aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.

 

 

5. Hoe beveiligen we uw gegevens

Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens.

a. beveiliging

We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Maar ook aan beveiliging van ruimtes en gegevensdragers waar gegevens zijn opgeslagen en we werken conform het vastgestelde informatie- beveiligingsbeleid.

b. geheimhouding

We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuurs- en commissieleden mogen uw gegevens inzien en verwerken.

 

 

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens

Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden. Uw persoonsgegevens bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap en/of donateurschap.

 

 

7. Toestemming

Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken.

 

8. Met wie kunnen we uw gegevens delen

De TACN verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is, b.v. voor het verzenden van het clubblad

Soms zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens door te geven aan de overheid.

 

Wij schakelen andere dienstverleners en bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Denk hierbij aan de verzending van het clubblad .. Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen. De TACN blijft daarbij de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.

 

 

 

 

9.  Wat zijn uw rechten

a. gegevens inzien of verbeteren

U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.

Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar onze penningmeester ( zie voor zijn  of haar email onze website www.tacn.nl)  onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.

 

b. gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.

In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen.

•   de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt

•   de toestemming voor het verwerken is ingetrokken

•   er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking

•   de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt

•   op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen

 

c. beperking van de verwerking

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.

 

d. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)

U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

 

e. Afmelden voor persoonlijke aanbiedingen

U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen of mailen u niet voor commerciële doelen.

 

 

10. Email, social media en Google

Voordat wij via email met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. Bij een email aan een groep zullen wij de e-mailadressen van de geadresseerden alleen BCC vermelden. Deze toestemming vragen wij bij inschrijving als lid of als donateur. U geeft toestemming tot gebruik van uw emailadres wanneer u dat ons verstrekt hebt bij aanmelding.U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.

Het eigen gebruik van social media zelf is uw eigen verantwoordelijkheid. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op hoe social-mediaplatforms omgaan met de door u verstrekte data. We wijzen u erop dat veel social-mediaplatforms buiten de Europese Unie zijn gevestigd en gegevens opslaan buiten de Europese Unie. De privacywetgeving van de Europese Unie geldt dan meestal niet. We raden u aan om de privacyverklaring van deze social-mediakanalen goed door te nemen. En we raden u aan persoonlijke vragen en informatie op een andere wijze met ons te delen. 

11. Aanpassing van de privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 23-05-2018

12. Hebt u vragen of klachten?

Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de voorzitter van de TACN. Stuur een mail naar de voorzitter of een brief naar de voorzitter van de TACN. Voor mail gegevens of postadres verwijzen we u naar ons clubblad het Toyota Club Magazine of onze website : www.tacn.nl

Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande functionaris. Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.